Halogatunk, késünk, elúszunk a feladatokkal vagy éppen frusztrálóan túlszervezettek vagyunk… Az biztos, az idő és a változás mindenkit érint, így az időbeosztás nagyon fontos témakör mindannyiunk életében. Folyamatosan keressük a hatékony időmenedzsment módszer titkát, és most egy lépéssel közelebb juthatunk hozzá egy nemzetközileg elismert időmenedzsment guru, David Allen segítségével.

A világ begyorsult, de brutálisan

Tipikus példa, hogy a mai The New York Times egy heti számában több információ zúdul ránk, mint a 19. században egy év alatt. De hozok egy még közelebbi példát.

Az elmúlt 72 órában több változást előidéző, feladatteremtő ingert tapasztaltunk meg, mint a szüleink 1 hónap vagy akár 1 év alatt.

Csoda, ha feladattengerben úszunk és időhiányban szenvedünk? Csoda, hogy túléljük, konkrétan. Nem vagyunk erre felkészülve, pláne felkészítve, tehát fel kell kötni a gatyát, mert a tempó ennél csak sokkal gyorsabb lesz. Napról napra. 

Ha jól akarunk zsonglőrködni az időnkkel, akkor érdemes megismernünk a nemzetközileg elismert időmenedzsment guru, David Allen által kialakított GTD-módszertant.

A munkafolyamat irányítás 5 lépése

Ahhoz, hogy a tennivalóinkat kiegyensúlyozottan irányíthassuk, érdemes ezt az 5 lépést a napi rutinunk részévé tenni. Ez a GTD-módszertanból származik.

1. RÖGZÍTSD, ami megragadja a figyelmed! Az ötletek és teendők esetében ez mehet noteszbe, dokumentumba, applikációba vagy éppen naplóba. Én a telefonomon lévő jegyzet eszközt vagy a Google keep-et használom, mert ez a leggyorsabb. Minden egyéb esetben ez azt jelenti, hogy felfogod ép ésszel, amit tapasztalsz, tudomást veszel a helyzetről.
2. TISZTÁZD, hogy az egyes elemek mit jelentenek és mihez kezdj velük! Tehát azonnal értékeld a beérkező infót, feladatot (lásd a 2 perces szabály része).
3. RENDSZEREZD az eredményeket, hogy lásd a lehetőségeidet!
4. REFLEKTÁLJ, hogy mit kezdesz vele!
5. CSELEKEDJ, vagyis valósítsd meg, ahogy eltervezted!

Hogyan néz ki ez egy hétköznapi helyzetben? Mondjuk vendégeket várunk, de hazaérkezve nagy rendetlenség fogad. 1. Állapítsd meg, hogy mi nincs a helyén (rögzítés). 2. Döntsd el, hogy mit dobsz ki és mit pakolsz el, hogyan fogsz cselekedni (tisztázás). 3. Készíts egy tervet, hogy miként állítod vissza a rendet, esetleg delegálsz-e valakinek feladatot, vagyis a párod leviszi a szemetet, amíg te a kajákat a hűtőbe pakolod és elmosogatsz (rendszerezés). 4. Mivel az eredeti feladat, hogy vendégeket vársz, erre reflektálsz, hogy akkor mi a teendő, például van-e otthon minden, ami a kajához kell (reflektálás). 5. Elkezded a főzést (cselekvés).

Legyen szó új ötletekről, egyszerű teendőkről, vagy nem a számításaink szerint alakuló dologról, mindig ezt a sémát alkalmazzuk.

GTD-módszertan -  2 perces szabály

Ismered az érzést, amikor valamin dolgozol, de eszedbe jut valami apróság? Apróság, de ott motoszkál, hogy meg kellene tenned (pl.: egy e-mail megírása, szólni a kollégádnak valamiről stb.). Mikroteendők, de ha nem foglalkozol vele, egyre csak gyűlnek és ott piszkálnak tudat alatt. Nagyon el tudja vinni a fókuszt. Tegyél róla, hogy ne vigye el, ezáltal produktívabbnak érezheted magad.

Gondoljuk végig, mi szükséges ahhoz, hogy mindig tudjuk, mit, mikor, hogyan verhetünk ki a fejünkből. -David Allen- vezetési tanácsadó,a GTD-módszer atyja

Az egész lényege leegyszerűsítve a következő folyamat. Ha bejön egy új input, feladat, ötlet, akkor AZONNAL dönts a sorsáról.

1. Ha belefér 2 percbe az elvégzése, akkor tedd meg azonnal!
2. Ha nem fér bele 2 percbe az elvégzése, akkor
   1. vagy iktasd be magadnak egy későbbi időpontra (naptár, applikáció, határidőnapló stb.) és majd akkor foglalkozz vele,
   2. vagy delegáld másnak a feladatot, akihez jobban passzol,
   3. de ha nem delegálod és nem is te akarod elvégzeni, akkor töröld a feladatok közül és ne foglalkoztasson többet a gondolat.

Ilyen egyszerűen meg tudsz szabadulni a folyamatosan utadba kerülő mikrofeladatoktól.

Szeretnéd jobban uralni az idődet?

Workshop a témában: https://womenspiration.hu/esemenyek/idomenedzsment-workshop/

Leadfotó: link